صاحبان مشاغل آزادی که عموما از قسمتی از منزل مسکونی خود به عنوان دفتر کار استفاده می کنند، معمولا تمایل دارند که حداقل در ابتدای کار، حداکثر صرفه جویی را در هزینه دکوراسیون و خرید مبلمان اداری بنمایند. اگر شما به تنهایی کار می کنید، طراحی محل کار شما صرفا طبق نیازهای شخصی شما خواهد بود. کافیست چند میز و صندلی قدیمی از انبار به دفتر کارتان بیاورید! اینگونه شما یک دفتر کار مبله خواهید داشت! اما اگر افراد دیگری را برای کار خود استخدام کنید، مسئله مبلمان دفتری به موضوع مورد توجهی تبدیل خواهد شدو در طراحی دکوراسیون دفتر کار و انتخاب مبلمان، احتیاجات گروه، مقدم بر احتیاجات شخصی شماقرار خواهد گرفت. با افزایش تعداد کارمندان طراحی فضای دفتر کار توجه بیشتری را به دو مقوله ذیل می طلبد، دو مقوله ای که تلفیق تازه ای از دو مفهوم مالکیت و شراکت در محیط های کاری باشد. این دو مقوله تابعیت تحرک و انتقال پذیری مبلمان و قابلیت انطباق پذیری و تناسب مبلمان با نوع و روش کار می باشد. برای رسیدن به این مهم به فضای خاصی احتیاج داریم که اطلاعاتی را که همه به آن نیاز دارند، در معرض دید قرار دهیم. همچنین این طراحی باید بگونه ای باشد که ضمن بکار گیری فضاها و سطوح افقی و عمودی، امکانات تکنولوژیک و انبارهای ذخیره سازی اطلاعات و ملزومات را به آسانی در دسترس همه کاربران قرار دهد.
اگر در حال تهیه مبلمان برای دفتر کار در حال توسعه خود هستید. به توصیه های ذیل دقت کنید:
1-مبلمان دفتر کار را بر طبق نیازهای خود و کارمندانتان تهیه کنید؛
شماو کارمندانتان برای اینکه راحت تر و بهتر کار کنید به چه چیزهایی احتیاج دارید؟" این اصلی است که چگونگی مبلمان و چیدمان دفتر کار شما را تعیین می کند. این امر مستلزم توجه بیشتر به دو مقوله تحرک و تناسب که تلفیق تازه ای از مالکیت و شراکت است، می باشد. قابلیت تحرک و پویایی مبلمان و همچنین قابلیت انطباق پذیری و تناسب مبلمان با گونه و رویه کار بدین منظور شما نیاز به فضای خاصی دارید که اطلاعاتی را که همگان بدان نیاز دارند در معرض دید قرار دهید.همچنین طراحی دفتر شما باید به گونه ای باشد که دسترسی به امکانات تکنولوژیک و انبارهای ذخیره سازی اطلاعات و ملزومات برای همگان سهل الوصول باشد. به طورکلی تلاش برای ایجاد ارتباط نزدیکتر و موثرتر بین کارمندان ویاری رساندن به آنها برای عملکرد بهتر در کارهای گروهی، غایتی است که باید سرلوحه اهداف شما به عنوان یک کارفرما قرار گیرد. برای دستیابی به محیطی دلپذیرتر برای کار گروهی باید به دنبال پاسخ پرسشهایی از این قبیل باشید: "ما نیاز به چه نوع مبلمانی داریم؟" "آیا به میزهایی مناسب برای ملاقات و تعامل با ارباب رجوع و همکارانمان احتیاج داریم؟ یا به پنل های آکوسیک «Rcoustic panels» (دیوارهای ضد صدا ) برای ایجاد بخشهای ویژه و خصوصی نیاز داریم؟
2-جهت جلوگیری از خرید اقلام غیر ضروری، لیستی از کمترین مبلمانی که احتیاج دارید، تنظیم کنید. وجود فضاهای کافی، برای اکثر دفاتر کار خانگی، خود یک معضل به حساب می آید. از این رو اغلب مجبوریم برای استفاده بهینه از فضای موجود، از طرح های چیدمان عمودی در اتاق کار استفاده کنیم.
3-مبلمان دفتری را بخاطر کاربردشان بخرید نه بخاطر ظاهرشان. اگر مبلمان مناسب شیوه کار کارمندان نباشد، به اثاثیه ای بی مصرف تبدیل خواهد شد.
4-مبلمان دفتر کارتان را اجاره کنید! مخصوصا اگر به کل اعتبار مالی تخصیص یافته برای کار خود نیاز دارید و نمی توانید هزینه ای بابت خرید مبلمان پرداخت کنید.
اجاره مبلمان باعث می شود که شرکت شما هنگام توسعه یافتن و یا کوچک شدن و تقلیل نیرو از انعطاف پذیری بیشتری جهت اعمال این تغییرات برخوردار باشد. ضمنا این روش بهترین رویه تهیه مبلمان برای شرکتهایی است که بهبود دکوراسیون داخلی و تهیه مدلهای جدید مبلمان دفتری را در برنامه های آتی خود دارند. به شرط آن که زمان این برنامه ها به گونه ای نباشد که مجبور به فسخ اجاره نامه قبل از موعد مقرر گردند.
با این همه اگر شرکت قادر به پرداخت نقدی بهای مبلمان باشد، خرید مبلمان به صرفه تر است. زیرا از طرفی شرکت دیگر متحمل هزینه هایی مثل هزینه اجاره بها نخواهد بود. از طرف دیگر از ستون بدهی ها در تراز نامه شرکت کاسته خواهد شد و اعتبار شرکت برای تامین بودجه خریدهای دیگر افزایش خواهد یافت.
خرید مبلمان برای شرکتهایی که قصد دارند مبلمان را برای مدت طولانی حفظ کنند نیز توصیه می شود.
5-در هنگام خرید مبلمان، به سلامتی و ایمنی کارمندانتان توجه داشته باشید بدین منظور ابتدا اطمینان حاصل کنید که مبلمانی که می خرید راحت بوده و دارای ویژگیهای ارگونومیک ergonomic باشد. میز و صندلی نامناسب، کاربران را در معرض اختلالات ارکونومیک از قبیل کمر درد، سردرد، خستگی چشم و سایر آسیب های جسمی و روانی قرار می دهد. اختلالاتی همچون خستگی و فرسودگی، عدم تمرکز تحریک پذیری و عصبی بودن را نیز می توان نتیجه استفاده از مبلمان اداری نامناسب دانست.
برداشت : روزنامه تفاهم